帳簿とは?主要簿と補助簿の違いや作成方法・書き方を解説

更新日:2025年01月30日

帳簿

会計帳簿とは、事業を営む際に発生する取引やお金の流れなどを記録した帳面のことです。作成するタイミングは、発生主義と現金主義で異なります。作成する際には、ミスを防ぐための体制を整えておかなければなりません。本記事では、会計帳簿とは何か説明したうえで、作成の流れについても解説します。

目次

(会計)帳簿とは

帳簿とは、事務における必要事項を記入するための帳面のことです。とくに、事業を営む際に発生する取引や資産負債の変化、お金の流れなどを記録する会計帳簿のことを指します。

ここから、帳簿と混同しやすい書類や帳簿の作成が必要な理由について、確認していきましょう。

帳簿と混同しやすい書類

帳簿と混同しやすい書類として、損益計算書貸借対照表が挙げられます。損益計算書(P/L)とは会社の一定期間における経営成績を示した書類で、貸借対照表(B/S、バランスシート)とはある時点における会社の資産状況を示した書類のことです。

帳簿が主に日々のやり取りや動きを記録するのに対し、損益計算書や貸借対照表といった財務諸表は会社が期末に決算報告をするために作成する点が異なります。ただし、帳簿は財務諸表を作成するにあたって欠かせない材料です。

なお、請求書や見積書、領収書などの「取引関係書類」も帳簿にはあたりません。

帳簿の作成が必要な理由

帳簿の作成が必要な理由は、法律で定められているためです。会社法第432条では、「株式会社が適宜正確な会計帳簿を作成しなければならない(第1項)」ことや、「株式会社は会計帳簿を閉鎖してから10年間、対象の会計帳簿やその事業に関する重要な資料を保存しなければならない(第2項)」ことの規定があります。

また、経営判断に役立つことも、帳簿を作成すべき理由です。帳簿をつけることにより、事業におけるお金の流れが明確になります。そのため、いつ多額の現金が出る予定があるのか事前に把握して資金繰り管理に役立てたり、今まで見落としていた自社が抱える経営課題に気付いて経営戦略を練ったりできるでしょう。

参考)e-Gov 法令検索「会社法第四百三十二条」

帳簿の種類

帳簿は、主要簿と補助簿に分類できます。それぞれの特徴を確認していきましょう。

主要簿とは

主要簿とは、取引の都度記入する帳簿のことです。日記帳・総勘定元帳・仕訳帳が主要簿に該当します。

日記帳は取引が発生した順に記入する帳簿で、作成は義務付けられていません。ただし、仕訳帳への記載ミスを防ぐため、できる限り作成した方がよいでしょう。

なお、主要簿はいずれも複式簿記での記入が必要です。複式簿記の概要については、後ほど詳しく解説します。

補助簿とは

補助簿とは、主要簿を補足するために作成する帳簿です。主要簿に記載しきれない情報や取引内容などを記録します。

作成は義務付けられていませんが、記録を残すことにより具体的な内容を確認できます。主要簿の総勘定元帳では取引先A社の売掛金の情報を確認するまでに時間がかかるでしょう。その点、補助簿のひとつである売掛帳を見れば、すぐにA社との取引内容や金額を把握できます。

売掛帳以外の補助簿は、買掛帳・現金出納帳・預金出納帳・小口現金出納帳・固定資産台帳・経費帳などです。

主要簿の具体例

ここから、主要簿のうち作成が義務付けられている総勘定元帳や仕訳帳の内容について解説します。

総勘定元帳

総勘定元帳とは、事業で発生する取引すべてについて、勘定科目ごとに分けて管理する帳簿のことです。次に紹介する仕訳帳から転記して作成します。

総勘定元帳に記載する主な項目は、取引日・相手勘定科目・摘要・取引先などです。たとえば、5月2日に文房具を取り扱っている会社が、取引先A社に120円のボールペンを100本販売する場合、以下のような総勘定元帳を作成します。

売上高

日付 相手勘定科目 摘要 借方 貸方 残高
前月より繰越 1,100,000
5月2日 売掛金 A社あて
ボールペン100本
12,000 1,112,000

日付 相手勘定科目 摘要 借方 貸方 残高
前月より繰越 300,000
5月2日 売上高 A社あて
ボールペン100本
12,000 312,000

総勘定元帳では、取引の相手方となる勘定科目を記入することが特徴です。相手勘定科目は、仕訳帳で確認できます。

また、対象の取引に対し、左の借方と貸方の値が一致する点がポイントです。今回は売上高で貸方に「12,000」を計上し、売掛金では借方に「12,000」を計上しています。

仕訳帳

仕訳帳とは、すべての取引を日付順に記載した帳簿のことです。総勘定元帳と異なり、ひとつの用紙にさまざまな勘定科目の取引が含まれます。

仕訳帳に記載する主な項目は、日付・勘定科目・金額・摘要などです。先ほどと同様に、5月2日に文房具を取り扱っている会社が、取引先A社に120円のボールペンを100本販売する場合の仕訳帳を確認してみましょう。

日付 借方 貸方 摘要
5月2日 売掛金 12,000 売上高 12,000 A社あて
ボールペン100本

売掛金の増加は借方、売上高の増加は貸方のため、それぞれ該当箇所に記入しています。仕訳帳でも、取引に対して借方と貸方の数値が一致している点がポイントです。

補助簿の具体例

ここから、補助簿のうち現金出納帳・預金出納帳、小口現金出納帳、売掛帳・買掛帳、固定資産台帳の内容について解説します。

現金出納帳・預金出納帳

現金出納帳(金銭出納帳)とは、日々の現金の出入りを記録するための帳簿を指します。それに対し、日々の預金の入出金を記録した帳簿が預金出納帳です。また、現金出納帳と預金出納帳の役割をあわせた現預金出納帳もあります。

とくに現金取引が多い会社において、お金の流れを把握することや不正の防止に役立つ点が現金出納帳のメリットです。以下で、現金出納帳の例を確認してみましょう。

日付 勘定科目 摘要 収入 支出 残高
前月より繰越 155,000 155,000
5月9日 消耗品費 コピー用紙購入 5,000 150,000

5月9日にコピー用紙を購入したため支出に記入して、残高を減少させています。残高は定期的に実際の現金と一致するか確認しなければなりません。

預金出納帳は、いつどこからお金が入ったのか(出たのか)を明確にできる点がメリットです。現在では会社は銀行預金を用いて取引することが一般的なため、預金出納帳の作成が大きな役割を果たします。

預金出納帳の例は、以下のとおりです。

日付 勘定科目 摘要 入金 出金 残高
前月より繰越 3,550,000 3,550,000
5月10日 光熱費 オフィス電気代 30,000 3,520,000

考え方は、基本的に現金出納帳と同じです。今回は光熱費で支出した分、残高が減っています。預金出納帳も、銀行の通帳やオンラインバンキングなどを通じて定期的に残高の照合が必要です。

小口現金出納帳

小口現金出納帳とは、会社で扱う小口現金の出入りを記録するための帳簿です。小口現金は現金取引や経費精算をスムーズに進めるために、あらかじめ各部署に振り分けておく現金のことを指します。

小口現金出納帳は、現金出納帳よりも扱う金額が少ない点が特徴です。小口現金を扱っていない会社のように、小口現金出納帳を作成しないケースもあります。

小口現金出納帳の例は、以下のとおりです。

受入(収入) 日付 摘要 支払(支出) 支払内訳 残高
交通費
5,000 5月1日 5,000
5月13日 C課長
取引先訪問
3,000 3,000 2,000

なお、今回は支払内訳が「交通費」のみですが、実際は「消耗品」や「雑費」などの科目も含まれます。

売掛帳・買掛帳

売掛帳とは、販売先ごとに売掛金の発生・回収の状況を記録した帳簿です。売掛金元帳や得意先元帳と呼ばれることもあります。

売掛帳の例は以下のとおりです。

A社

日付 摘要 借方 貸方 残高
前月より繰越 98,000
5月2日 売上ボールペン100本 12,000 110,000

売掛帳を見れば、5月2日時点でA社宛の売掛金が11万円残っていることがすぐにわかります。

買掛帳とは、仕入先ごとに買掛金の発生・回収の状況を記録した帳簿です。買掛金元帳や仕入先元帳と呼ばれることもあります。

先ほどのボールペン100本の売買取引について、A社側で作成する買掛帳の例は以下のとおりです。

X社

日付 摘要 借方 貸方 残高
前月より繰越 98,000
5月2日 仕入ボールペン100本 12,000 110,000

なお、売掛帳では借方に計上した際に残高が増えるのに対し、買掛帳では貸方に計上した際に残高が増えます。

固定資産台帳

固定資産台帳とは、事業に用いる固定資産の情報を資産別にまとめた帳簿のことです。

固定資産のなかには、減価償却が必要な資産(減価償却資産)と、減価償却しない資産(非償却資産)があります。減価償却とは、対象の固定資産について価値が減少した額を算出し、その分を帳簿価額から引き下げたうえで、費用として計上することです。

減価償却を実施するため、事業者は保有する固定資産が減価償却資産にあたるのか理解し、情報を把握しておかなければなりません。固定資産台帳を作成しておけば、償却に必要な情報をスムーズに確認できます。

固定資産台帳に記入する主な項目は、資産名・耐用年数・償却率・取得年月日・数量・償却方法などです。同じ固定資産を区別するために、事業者が独自に資産番号を振る場合もあります。

帳簿の作成方法・書き方の流れ

帳簿を作成する場合の一般的な流れは、以下のとおりです。

  1. 取引する
  2. 補助簿に記帳する
  3. 仕訳帳に記帳する
  4. 総勘定元帳に転記する

各手順における書き方について、詳しく説明します。

1. 取引する

帳簿の作成が始まるのは、取引した段階です。以下に、帳簿作成に関する取引の具体例をいくつか挙げました。

  • 取引先に商品を販売した
  • 取引先から売掛金を回収した
  • 材料を仕入れた
  • 仕入れた材料の代金を振り込んだ
  • 消耗品を購入した
  • 従業員に給与を支払った
  • 光熱費が銀行口座から引き落とされた

今回は、6月1日にY社から仕入れた原材料の代金(12万円)について、6月30日に銀行窓口(手数料990円)で預金口座から振り込んだケースを考えてみましょう。

2. 補助簿に記帳する

取引内容に応じて、必要があれば補助簿に記帳します。今回は、買掛金に関係するため「買掛帳」、預金の出金があるため「預金出納帳」に記入していきましょう。

買掛帳の内容は、以下のとおりです。

Y社

日付 摘要 借方 貸方 残高
前月より繰越 0
6月1日 原材料〇〇仕入 120,000 120,000
6月30日 原材料〇〇振込 120,000 0

6月1日に仕入れた時点で計上している残高を、6月30日に代金を振り込むことで減らしています。

また、預金出納帳の内容は、以下のとおりです。

日付 勘定科目 摘要 入金 出金 残高
前月より繰越 1,100,000 1,100,000
6月30日 買掛金 Y社に振込 120,000 980,000
支払手数料 振込手数料 990 979,010

買掛金とは別の行に、銀行に支払う振込手数料分を記入しています。

3. 仕訳帳に記帳する

補助簿への記帳を終えたら、主要簿のひとつである仕訳帳にも記帳しなければなりません。今回の買掛金発生から銀行振込までの流れにおいて、仕訳帳の記載例は以下のとおりです。

日付 借方 貸方 摘要
6月1日 仕入 120,000 買掛金 120,000 Y社より原材料仕入
6月30日 買掛金 120,000 普通預金 120,990 ◇◇銀行で
代金振込
支払手数料 990

6月1日に貸方に計上していた買掛金を6月30日に振り込んだため、借方に同額分計上しています。

なお、6月1日の取引はひとつの勘定科目に対してひとつの勘定科目を用いる「単一仕訳」、6月30日の取引はひとつの勘定科目(普通預金)に対して複数の勘定科目(買掛金、支払手数料)を用いる「複合仕訳」です。

4. 総勘定元帳に転記する

仕訳帳の内容を総勘定元帳に転記すれば、対象取引に対する記帳が完了します。

今回のケースでは、仕入・買掛金・支払手数料・普通預金に関する総勘定元帳の作成が必要です。そのうち、仕入と買掛金の分の記載例をまとめました。

仕入

日付 相手勘定科目 摘要 借方 貸方 残高
前月より繰越 900,000
6月1日 買掛金 原材料仕入 120,000 1,020,000

買掛金

日付 相手勘定科目 摘要 借方 貸方 残高
前月より繰越
6月1日 仕入 原材料仕入 120,000 120,000
6月30日 普通預金 代金振込 120,000 0

なお、相手勘定科目が複数に及ぶ場合、「諸口」を用いることがあります。

単式簿記と複式簿記の違い

帳簿の作成方法には、単式簿記と複式簿記があります。主な違いは、記帳する内容の範囲です。

単式簿記では、残高がどれだけ減ったかなど、ひとつの取引に対して特定の情報のみを記入します。手間がかからずスムーズに作成できる点が単式簿記のメリットです。

一方、複式簿記では、ひとつの取引に対して資産の増減・負債の増減など複数の情報を記入します。また、借方・貸方があることも特徴です。

なお、法人は必ず、個人事業主も青色申告する場合は基本的に複式簿記で対応しなければなりません。また、対応が必要ない場合でも、財務状況をより正確に把握するためには手間がかかっても複式簿記を選択した方がよいでしょう。

仕訳帳における記帳のタイミング

仕訳帳における記帳のタイミングは、発生主義を取るか現金主義を取るかによって異なります。それぞれの特徴について、確認していきましょう。

発生主義

発生主義とは、債権や債務などが確定した段階で取引があったと認識する方法を指します。企業会計において、費用については発生主義に基づき記帳することが原則です。

一方で、収益については基本的に実現主義で計上します。実現主義とは、販売の実現があったとされる段階で計上するルールのことです。

企業会計原則の第二 損益計算書原則でも、原則として未実現収益を当期の損益計算に計上できないことが規定されています。

現金主義

現金主義とは、現金が動いた段階で取引があったと認識する方法を指します。Y社から12万円の材料を仕入れたケースで考えてみましょう。

発生主義では、Y社から材料を仕入れた段階で費用(12万円)を計上します。一方、現金主義は仕入れてから実際に振り込んだ段階で費用を計上する点が特徴です。

現金主義の方が、現金の動きがわかりやすい点がメリットとして挙げられます。ただし、実際に現金の動きがあるまで取引として認識されないため、未払金を把握できない点がデメリットです。

なお、現金主義を用いるのは、小規模事業者の要件に該当する青色申告者が不動産所得事業所得を計算するにあたって特例を受ける場合など一部に限られています。

参考)現金主義とは~メリット、発生主義との違いを実際に計算~

帳簿を作成する際のポイント

帳簿を作成する際のポイントは、主に以下のとおりです。

  • 法人と個人で保存期間が異なる
  • 帳簿はテンプレートを活用する
  • ミスを防ぐための体制・ルールづくりをする
  • 会計システムの導入を検討する

各ポイントについて、詳しく解説します。

法人と個人で保存期間が異なる

法人と個人では、帳簿の保存期間が異なることを理解しておきましょう。期間が異なるのは、法人は会社法や法人税法で帳簿の作成が義務付けられているのに対し、個人事業主は所得税法で定められているためです。

法人は、作成した帳簿類を対象事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。ただし、青色申告書を提出した事業年度で欠損金額が発生した場合のように、10年間保存しなければならないケースもあります。

青色申告する個人事業主の場合、帳簿の保存期間は7年間です。一方、白色申告者の場合は、法定帳簿は7年、任意帳簿は5年と定められています。

参考)国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

帳簿はテンプレートを活用する

帳簿を作成する際は、テンプレートを活用することがポイントです。

帳簿は種類によって盛り込む内容が異なります。そのため、最初から作成しようとすると、必要な項目を調べたり、書式の体裁を整えたりするのに時間がかかるでしょう。

会社で使っているフォーマットがない場合、無料のテンプレートなどを活用するとスムーズに作業できます。

ミスを防ぐための体制・ルールづくりをする

帳簿を作成するにあたって、社内でミスを防ぐための体制を整えたり、ルールづくりをしたりすることが大切です。

帳簿が正しく記載されていないと、貸借対照表や損益計算書などに影響を与え、決算で正しい報告ができません。また納税額を過小(過大)に算出することや、自社を取り巻く数字を間違えて誤った経営戦略を取ることにもつながるでしょう。

ミスが発生する主な要因は、帳簿の記入もれ・仕訳の間違いなどです。ルールを決めてこまめに帳簿をつけることにより、記入もれの可能性は防げます。また、チェック者やチェックのタイミングを決めることで、仕訳などの間違いも減らせるでしょう。

会計システムの導入を検討する

帳簿を作成するために、会計システムの導入を検討することもポイントとして挙げられます。

手書きで帳簿を作成すると、手間がかかるうえに計算ミスが発生しやすいです。また、表計算ソフトを使って計算ミスを防ぐ方法はありますが、計算式を入力する手間はかかるでしょう。

その点、会計ソフトを利用すれば、手書きの手間を省き、計算ミスも防げます。そのため、今まで帳簿作成にかけていた時間を本業にあてられるでしょう。

帳簿まとめ

帳簿とは、事業を営む際に発生する取引や資産・負債の変化、お金の流れなどを記録する帳面のことです。

帳簿を作成するメリットとして、お金の流れがわかりやすくなる点が挙げられます。また、そもそも会社法などの法律で義務付けられているため、事業を営む際は必ず作成しなければなりません。

帳簿を作成する際は、売掛帳・買掛帳などの補助簿や仕訳帳に記入してから、総勘定元帳に転記しましょう。決算書作成や納税などで問題が生じるため、ミスの発生を防ぐことが重要です。

今まで手書きで作成していた場合は、ミスや手間を減らすために会計システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

この記事の監修者

牛崎 遼 株式会社フリーウェイジャパン 取締役

2007年に同社に入社。財務・経理部門からスタートし、経営企画室、新規事業開発などを担当。2017年より、会計などに関する幅広い情報を発信する「会計ブログ」の運営責任者を継続している。これまでに自身で執筆または監修した記事は300本以上。

運営企業

当社、株式会社フリーウェイジャパンは、1991年に創業した企業です。創業当初から税理士事務所・税理士法人向けならびに中小事業者(中小企業および個人事業主)向けに、会計ソフトなどの業務系システムを開発・販売しています。2017年からは、会計・財務・資金調達などに関する情報を発信するメディアを運営しています。

項目 内容
会社名 株式会社フリーウェイジャパン
法人番号 1011101045361
事業内容
  • 会計・財務・資金調達に関するメディア運営
  • 中小事業者・会計事務所向け業務系システムの開発・販売
本社所在地 〒103-0006
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所属団体 一般社団法人Fintech協会
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