仮払金とは?決算までの整理に必要な仕訳

仮払金

従業員の出張などの際に、経費を事前に渡し、後日に精算することがあります。このように、内容や金額が確定していないうちに支払ったお金を「仮払金」といいます。仮払金は「支出はしたものの勘定科目や金額を確定できていない状態のお金」で、確定した時点で費用になります。そのため、支払った段階の仕訳では貸借対照表資産として、借方に記入します。※2018年10月9日に更新

仮払金を支払ったときの仕訳

例)従業員の出張経費10,000円を現金で渡した場合

借方 貸方
仮払金 10,000円 現金 10,000円

内容や金額が未確定のお金を支払った場合、一旦「仮払金」という資産が増えたと考えます。

仮払金を精算するときの仕訳

後日、内容と金額が確定したら、正しい勘定科目に振り替えます。実際に使った分は「費用」になります。差額があれば、その分は現金などで精算します。

仮払金よりも経費の金額が少ないときの仕訳

例)出張の旅費8,000円を精算し、残金の2,000円を現金で受け取った場合

借方 貸方
旅費交通費 8,000円 仮払金 10,000円
現金 2,000円

仮払金という資産が減少するため、借方に仮払金を記入します。仮払金よりも経費の金額が少なかったときは、残金(現金)と経費の勘定科目を借方に記入します。

仮払金よりも経費の金額が多いときの仕訳

例)出張の旅費が12,000円かかったため、不足分2,000円を渡した場合

借方 貸方
旅費交通費 12,000円 仮払金 10,000円
現金 2,000円

仮払金という資産が減少するため、借方に仮払金を記入します。仮払金よりも経費の金額が多かったときは、経費の勘定科目と差額で渡した現金を借方に記入します。

仮払金は決算までに整理する

仮払金というのは、会社の外部の人から見れば「使途が分からないお金」のため、決算までに費用として処理できるようにしておくと無難です。銀行に決算書を提出したときに仮払金の残高があると、その内訳について説明を求められることがあります(決して良い印象を与えません…)。

仮払金は、あくまで仮の姿

今回は、内容や金額がはっきりしないうちにやり取りしたお金「仮払金」について紹介しました。仮払金は、長期間確認せずにいると、気がついたら大きな金額になっていることがあります。あくまで“仮”の勘定科目であるという認識を忘れないようにしましょう。

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