仮払金とは～仕訳、会計処理の注意点、立替金との違いを解説～

仮払金とは、用途が定まっていない・具体的な金額が判明していないときに、一時的に支払うお金です。たとえば、出張時であれば、交通費・宿泊費・飲食費をはじめとした諸費用が発生します。従業員が立て替えて経費精算することも可能ですが高額だと負担が大きくなるため、事前に従業員に仮でお金を渡すことがあります。このように、具体的な費用が確定しない状態でお金を支払ったときに使う勘定科目が「仮払金」です。本記事では、仮払金を支払ったとき・内容が確定したときのケース別の仕訳方法や、仕訳時に気を付けたいポイントについて解説します。

目次

仮払金の仕訳その１～支出したとき～

仮払金を支出したときの仕訳方法を解説します。たとえば、従業員を出張に出す際、出張費用が確定していないために15万円を支払ったケースを想定します。この場合は、以下のように仕訳します。

借方		貸方
仮払金	150,000円	現金	150,000円

現金が15万円減ることになるため、貸方には現金で15万円を記載します。また、従業員に仮払金として15万円支払っているため、借方には仮払金で15万円を記載します。

仮払金の仕訳その２～精算するとき～

仮払金の内容が確定したときの仕訳方法は、状況やケースによってさまざまです。ここでは、3つのケースを想定して、それぞれの仕訳方法を解説します。

①お金が余り、返還してもらった場合の仕訳

仮払金を現金で渡した従業員がお金を使い切らず、返還された場合の仕訳方法を解説します。出張に行った従業員に仮払金として15万円支払ったものの、5万円が返還された場合を想定します。使用した出張費用の内訳を確認すると、交通費が2万円、宿泊費が8万円でした。この場合における仕訳方法は以下の通りです。

借方		貸方
交通費	20,000円	仮払金	150,000円
宿泊費	80,000円
現金	50,000円

②お金が足りずにすぐさま追加のお金を支払った場合の仕訳

次に、仮払金を従業員へ現金で支払ったものの、仮払金だけでは足りなかったため、追加のお金を支払った場合の仕訳方法を解説します。たとえば、出張に行った従業員に仮払金として15万円支払ったものの、現地での費用が足りず、従業員が実費で2万円負担した場合を想定します。使用した出張費用の内訳は、交通費が3万円、宿泊費が10万円、交際費が4万円でした。 この場合における仕訳方法は以下の通りです。

借方		貸方
交通費	30,000円	仮払金	150,000円
宿泊費	100,000円	現金	20,000円
交際費	40,000円

③余ったお金の返還が決算日以降になる場合の仕訳

仮払金を現金で渡した従業員がお金を使いきらなかったものの、そのお金の返還が決算日以降になる場合の仕訳方法を解説します。仮払金は、出張続きで忙しかったり、都合が合わずにいたりすると、返還が遅れてしまう可能性があります。そのような場合は、返還予定の金額を未収金として仕訳します。たとえば、出張に行った従業員へ仮払金の支払いが15万円、返還予定金額が5万円とします。内訳は交通費が2万円、宿泊費が8万円です。この場合においての仕訳方法は、以下の通りです。

借方		貸方
交通費	20,000円	仮払金	150,000円
宿泊費	80,000円
未収金	50,000円

仮払金の会計処理の注意点

仮払金の仕訳時に気を付けたいポイントには、以下の5つが挙げられます。

できるだけ早く内容を確定させて処理する

仮払金は、あくまで仮に支出を振り分けておくための項目です。そのため、できるだけ早く内容を確定させて処理する必要があります。使用用途・内容の確認は、時間が経てば経つほど正確さに欠けていき、内訳も判明しづらくなります。決算時に仮払金のままでいると、税務署や銀行からの印象が悪く、管理体制がずさんなのではないかと疑われてしまう要因にもなりかねません。どうしても仮払金のまま決算してしまう場合には、遅れている理由を添えて提出することをおすすめします。

仮払金をマイナスにしない

仮払金がマイナスにならないように気を付けましょう。適切に仕訳をしないと、時折マイナスになってしまうことがあります。たとえば、交通費として5万円を仮払金で支払って、実際にかかった費用が７万円だとします。その後、2万円をすぐに現金で支払った場合、以下のように仕訳すると誤りになってしまいます。

借方		貸方
交通費	70,000円	仮払金	70,000円

このような場合、仮払金を支出した際は5万円でしか仕訳していないため、2万円分がマイナスになります。仕訳の誤りによってマイナスが生じてしまった場合には、差額分を以下のように正しい勘定科目に振り分けます。

借方		貸方
仮払金	20,000円	現金	20,000円

領収書やレシートの提出を可能な限り義務づける

仮払金として「何にいくら使ったのか」が分かるように、領収書やレシートなどの提出を可能な限り義務づけることも重要です。領収書やレシートがないままに仮払金の使用用途の内訳を聞くと、どうしても内容が不透明になりがちです。そのため、本人にその気がなくとも、不正が発生する可能性も考えられます。仮払金の内容を確定できるように、覚書や本人の申告だけでなく、信頼性の高い書類の提出を求めましょう。

ミスを抑える

仮払金は、どうしてもミスが発生しやすい科目です。仮払金は内容が確定していないため、支出時に消費税が発生しません。支出時に消費税を含んでしまうと、後になって金額がずれてしまう可能性があります。また、書類を参照しながら仕訳をすると、金額の確認・記入の際にミスが発生しやすくなります。1円でもずれると初めから計算をし直す事態にもなり得るため、できるだけミスを抑える工夫が必要です。管理台帳を記入しておくと、精算忘れやミスを防ぎやすくなります。

不正防止に努める

仮払金は、具体的な用途が不明なまま会社からお金を出せるため、不正が起きやすい問題があります。企業には、不正が起きないような仕組みづくりが求められます。領収書・レシートの提出義務を設けたり、複数人で管理したりすることは、不正を防ぐための手段の一つです。たとえば、仮払金の管理を1人に任せている状況では、その1人が不正を働いた際に発覚しづらい環境といえます。できるだけ複数人で管理して、複数人で目を通すようにしましょう。

仮払金と勘違いしやすい勘定科目

仮払金と混同しやすい勘定科目が存在します。仮払金と他の項目を間違えて使用しないように、違いについてよく理解しておくことが重要です。ここでは、勘違いしやすい代表的な勘定科目を紹介します。

立替金

立替金とは、企業が一時的に立て替えたお金のことです。立て替える相手は、社内外を問わず、従業員であったり取引先であったりします。なお、立替金のお金が企業側に戻ってくるときは、相手が従業員であれば、給料から差し引いて徴収することもあります。

参考）立替金とは

仮受金

仮受金とは、理由が不明な入金です。たとえば、企業の口座へ取引先から入金があったものの、その金額や理由が判明しない場合には、一時的に仮受金へ仕訳がなされます。入金をしてきた相手方や入金理由を確認する必要があり、最終的には正しい科目に振り分ける必要があります。ただし、長時間放置していると忘れられる・確認がしづらくなる点は仮払金と同様であるため、早めに連絡して項目を修正しましょう。

参考）仮受金とは

前払金

前払金とは、支払内容と金額が確定している状態で、前もって支払っておくためのお金です。前払金の支払い時には、手元にまだ商品・サービスが存在しません。商品が手元に届いた・サービスが提供された後で、前払金を正しい勘定科目に振り分けます。

参考）前払金（前渡金）とは

未払金

未払金とは、商品が事前に納品されている・サービスを受けている状況で、後で支払うお金のことです。これから支払いをする義務があるものの、まだお金は支払っていない状況において使用されます。仮払金は、企業がすでに支払ったお金を指しますが、未払金はこれから支払うお金を指します。また、商品が届いているということは請求書をもらっている可能性も高く、未払金の金額は確定していることが一般的です。

参考）未払金とは

前払費用

前払費用とは、継続して支出が発生しますが、まだ提供を受けていない成果物やサービスに対して支払うお金を指します。前払金と似た要素がありますが、前払費用には「継続性がある」ことがポイントです。前払費用として仕訳するケースとして、火災保険・自動車保険・家賃・土地代などの支払時が挙げられます。たとえば、火災保険に加入していて1年単位で支払いと契約をしていても、決算をまたいで契約していると、残りの期間はまだサービスを受けていないことになります。この場合、残りの期間は費用計上できないため、前払費用として一度資産を処理します。

参考）前払費用とは

仮払金の賃借対照表での取り扱い

仮払金は、貸借対照表の「その他の流動資産」に分類されます。その他の流動資産とは、流動資産のうち当座資産と棚卸資産に該当しないものを指します。その他の流動資産に含まれる勘定科目は、短期貸付金、仮受金、前払金（前渡金）、立替金、前払費用などです。また、残高が総資産の5%以下であれば「その他の流動資産」に一括で記載が可能です。5％を超える場合には、それぞれの取引内容が分かるように個別に勘定科目を分けて記載する必要があります。

仮払金まとめ

仮払金は、金額や用途が確定していない際に仕訳をする勘定科目です。金額の内容確定したときや、金額が返還されたとき、不足したときなお、ケースによって仕訳方法が異なるため注意が必要です。また、あくまで仮の支払であるため、後で内容を確定して経費計上する必要があります。内容が不透明にならないように、レシートや領収書などの信頼できる書類を提出してもらい、できるだけ早く処理しましょう。