総勘定元帳とは何か?仕訳帳との違い、作成目的、記載項目、作成方法について解説

2022.09.19

総勘定元帳

総勘定元帳とは、年度における取引のすべてを勘定科目ごとに記載する帳簿です。取引の日付順に記録する仕訳帳と総勘定元帳は、複式簿記の主要な帳簿に当たります。なお、複式簿記は、取引ごとに借方と貸方を対にして勘定元帳に記入する方法です。この記事では、総勘定元帳の概要や仕訳帳との違い、作成方法、特別控除などについて解説します。

総勘定元帳とは何か

総勘定元帳(読み方:そうかんじょうもとちょう)とは、会社の経営に伴い発生したすべての取引を記録する帳簿です。また、財務諸表(決算書)は総勘定元帳をもとに作成されるため、必ず正確に記載しなければなりません。

総勘定元帳は、大きく分けて以下の項目ごとに仕訳(記録)します。

  • 資産
  • 純資産
  • 負債
  • 収益
  • 費用

それぞれの大きな項目を勘定科目として細分化することで、実際の取引日や金額が発生した該当項目を容易に知ることができます。したがって、資産・資本・負債に関する取引と、収益・費用に関する取引がまとまり、参照も簡便化できます。つまり、総勘定元帳は自社の経営状況を把握することに役立つ帳簿だということです。

法人税法で定められている

総勘定元帳の作成は、法人税法により以下のように規定が明確化されています。

法人税法施行規則第54条|取引に関する帳簿及び記載事項
青色申告法人は、すべての取引を借方及び貸方に仕訳する帳簿(=仕訳帳)、すべての取引を勘定科目の種類別に分類して整理計算する帳簿(=総勘定元帳)、そのほか必要な帳簿を備え、別表20(青色申告書の提出の承認を受けようとする法人の帳簿の記載事項)に定めるところにより、取引に関する事項を記載しなければならない。

参考:国税不服裁判所「別紙2

このように法律で作成が義務化されているため、正しい作成方法や保管方法を知っておかなければなりません。

総勘定元帳と仕訳帳との違い

総勘定元帳と仕訳帳は、どちらも複式簿記の主要な帳簿にあたり、どちらも会社法によって作成が義務付けられています。それぞれの特徴は、以下のような違いがあります。

特徴
総勘定元帳
  • 勘定科目ごとに、日々の取引を記録する。
  • 資産や収益などの取引内容を把握したい場合に活用できる。
  • 1つの取引に対し、勘定科目が複数にわたり計上されている場合や、複雑な取引といった場合は、総勘定元帳だけで取引の詳細は把握しきれない。
仕訳帳
  • 日付ごとに順番を立てて、取引を記載する。
  • 日付ごとの取引を確認できる。
  • 複雑な取引内容であっても、取引日の仕訳帳によって詳細を確認できる。

したがって、勘定科目ごとの取引を把握する際には、総勘定元帳。取引日ごとの取引を確認する際には、仕訳帳。このように目的別に参照します。

総勘定元帳と仕訳帳の補助簿

総勘定元帳と仕訳帳は「主要簿」と呼ばれ、主要簿を補助する帳簿は「補助簿」と呼ばれます。補助簿の作成は、会社法の義務に含まれていません。しかし、会社の経営状況を把握するために、主要簿と同様に作成が欠かせない帳簿です。

主要簿と補助簿の関係性

補助簿は勘定科目ごとの詳細な情報を記録します。そのため、補助簿が主要簿の取引内容を補助する役割を担います。

また、補助簿は以下の2種類に分けられます。

補助記入帳 預金出納帳・現金出納帳など
補助元帳 固定資産台帳・売掛金元帳・買掛金元帳・経費帳など

さらに、会社の会計における各帳簿の位置付けと作成の流れは、以下の通りです。

  1. 日付けごとの取引を「補助簿」に記載する
  2. 補助簿の内容を仕訳帳に記載する
  3. 仕訳帳から総勘定元帳に転記する

このように、補助簿を作成することで正確な総勘定元帳の作成へと繋がります。そのため、総勘定元帳を見れば、会社の勘定科目全体の流れを把握できます。しかし、経営に問題が生じた場合は、原因を解明するために補助簿を確認することがおすすめです。

現金出納帳

現金出納帳は、日付けごとの現金の流れを管理する帳簿です。会社経営にはさまざまな入出金が行われます。そのため、帳簿の残高と現金残高に相違がないかを確認する役割も有しています。

また、お金の流れを正確に把握できなければ、経営に悪い影響を及ぼしかねません。したがって、現金出納帳は補助簿に分類されますが、会社運営にとって重要な帳簿のひとつに含まれます。

♢現金出納帳に記載する6項目

日付 取引があった日付を順番に記載
勘定科目 取引の分類分け(前月繰越金・消耗品費・交際費など)
摘要 取引の内容(手土産代・電気代・食事代など)
収入・支出金額 実際に入金された金額または出金した金額を税込で記載
差引残高 前日までの差引残高+当日の収入合計-当日の支出合計

預金出納帳

銀行口座への入出金を記録する帳簿が預金出納帳です。銀行口座への入出金も総勘定元帳に記載しなければいけません。預金出納帳の記載方法は、現金出納帳と同じ方法により記載します。ただし、複数の銀行口座を所有している場合は、銀行口座ごとに預金出納帳を管理する方がよいでしょう。銀行が異なるときはもちろん、同じ銀行で複数口座を所有している際にも、預金出納帳はそれぞれに作成することがおすすめです。なぜなら、口座別に預金出納帳があることで、入出金の確認がスムーズになるためです。

固定資産台帳

固定資産台帳は、固定資産ごとの取得状況や減価償却を正確に記録する帳簿です。主な記載内容は以下のとおりです。

  • 取得資産の内容
  • 償却方法・年数
  • 償却額
  • 未償却額  など

また、会計上の固定資産として扱うためには、以下に該当する必要があります。

  • 販売目的ではなく、自社で使用するために保有している
  • 自社での使用期間が1年以上である
  • 取得額が一定金額以上である

ただし、1つの固定資産に対し取得単位が10万円未満である場合は、費用処理として扱えます。また、特例に該当する場合は、30万円までを費用処理とすることが可能です。

売掛金元帳

売掛金元帳は、売掛金を管理する帳簿で補助元帳に含まれます。「得意先元帳」や「売掛帳」という呼称もあります。売掛金とは、売掛債権(売上が発生した際、将来的に代金を受け取る権利)のことです。そのため、売掛金元帳には取引が発生した順番に、取引先ごとの取引内容を記載します。

買掛金元帳

買掛金元帳は、買掛金の支払いや買掛金の残高を取引先ごとに記載する帳簿です。「仕入先元帳」とも呼ばれます。買掛金元帳も売掛金元帳と同様に、総勘定元帳には記載しない細かい取引内容を記載します。

経費帳

経費帳は運賃・交通費・消耗品費といった、仕入れ以外の経費を記載する帳簿です。勘定科目ごとに、日付・摘要・購入金額・合計金額を記載します。

総勘定元帳を作成する目的

総勘定元帳の作成は、法人税法により義務づけられています。以下では、総勘定元帳を作成する目的を大きく3つに分けて解説します。

勘定科目ごとにお金の流れを把握するため

会社経営では、取引内容と取引に伴うお金の流れを把握して資金繰りを把握しなければなりません。総勘定元帳は、さまざまな補助簿をひとつにまとめた帳簿です。そのため、総勘定元帳の記載内容からは、日付順に勘定科目ごとの取引内容が把握できます。また、勘定科目と合わせて摘要を確認できるため、仕訳された勘定科目の発生理由や日付をすぐに確認できます。補助簿だけでは把握しきれないお金の流れを勘定科目ごとに把握することが可能です。

5種類の勘定科目

勘定科目は取引を表す項目で、取引内容に合った項目を記載します。この章では、勘定科目の種類と、該当する勘定科目を下記の表で紹介します。

種類 分類される勘定科目
資産 <流動資産>現金・預金・有価証券など
<固定資産>土地・建物・リース資産・長期貸付金など
<繰延資産>社債発行費
負債 <流動負債>支払手形・未払金・買掛金など
<固定負債>社債・長期貸入金・リース債務など
純資産 資本金・資本剰余金・新株予約権など
収益 売上・売上手数料・売上利息など
費用 給料・仕入れ・広告宣伝費など

参考:総務省「財務書類作成にあたっての基礎知識

表にある「現金収支を伴わない」とは、現金での取引が今後発生する予定であることを意味します。たとえば、未払金や未払費用はこれから支払う予定のお金です。一方、減価償却費とは、資産価値の減った分を資産価値から引くお金で経費のひとつです。

自社の経営体制の問題点を分析するため

補助簿は勘定科目ごとに帳簿を作成します。そのため、正確に取引内容やお金の流れを把握するには適していません。一方、総勘定元帳はさまざまな勘定科目がまとまった帳簿です。そのため、総合的に取引の流れが把握できるだけではなく、勘定科目ごとの残高確認もできます。自社の経営に対する分析材料として活用することも可能です。

決算書を作成するため

毎年、決算時期になると試算表を作成します。そして、試算表は総勘定元帳をもとに作成されます。試算表は、総勘定元帳が正確に作成されているかの確認資料であるため、決算時期には欠かせない書類です。さらに、総勘定元帳をもとに貸借対照表や損益計算書も作成しなければなりません。つまり、正確な総勘定元帳がないことは、決算の手続きができないことを意味します。

総勘定元帳の保存期間

総勘定元帳の保存期間は、7年間(一定の場合は10年間)と定められています(法人税法施行規則59条)。総勘定元帳以外の帳簿も保存期間があり、ほとんどが7年です。法律で保存期間が定められている理由は、税務調査が入った時にさかのぼって追徴課税できる期間が7年間だから、とされています。

税務署の調査官は、税務署は企業が正しい金額で税金を納めているか、総勘定元帳を含めた会計帳簿を使って確認します。総勘定元帳自体が無いと、虚偽申告を疑われ追徴課税になる可能性があります。また、会社側は脱税や虚偽申告を疑われてしまうと、会社の評判に影響します。脱税や虚偽報告は立派な犯罪であるため、法律で決まっている保存期間である7年は保管しなければいけません。なお、会社法においては、会計帳簿の保存期間が10年と定められているため、実務上は10年間保管しておくと安心でしょう。

総勘定元帳の記載項目

項目 概要
取引日 実際に取引を実施した日付
摘要 開いて勘定科目を記入。2つ以上のときは「諸口」と記載
仕丁 仕訳帳のページ数を記載
借方 借方の金額
貸方 貸方の金額
借/貸 残高が発生しているほうを記載
残高 その取引が終了したときの残高を記載

ただし標準式は、借/貸と残高の勘定科目を記載しません。また、記載するときに借方・貸方を間違えないことが重要です。

総勘定元帳の書き方

ここからは実際に総勘定元帳の書き方を解説します。

仕訳帳

5項

日付 摘要 借方 貸方
勘定科目 金額 勘定科目 金額
2022年6月20日 雑貨 現金 30,000 売上 30,000

借方には現金、そして、雑貨を売却したため貸方に売上を記載します。その他の項目を記載すると、仕訳帳の完成です。次に、総勘定元帳です。

総勘定元帳:現金

日付 摘要 仕丁 借方 貸方 貸/借 残高
勘定科目 金額 勘定科目 金額
6 20 前月繰越 175,000
20 売上 30,000 205,000

総勘定元帳:売上

日付 摘要 仕丁 借方 貸方 貸/借 残高
勘定科目 金額 勘定科目 金額
6 20 前月繰越 175,000
20 売上 30,000 205,000

参考:税務署「青色申告者のための貸借対照表作成の手引き

総勘定元帳は勘定科目ごとに作成する決まりです。今回の場合、現金と売上の2枚です。

複数の相手勘定科目がある場合

取引内容によっては、相手の勘定科目が複数のときがあります。

【仕訳帳】

10項

日付 摘要 借方 貸方
勘定科目 金額 勘定科目 金額
2022年6月20日 雑貨 現金 29,370 売掛金 30,000
手数料 630

そして、勘定科目が2つ以上あるとき「諸口」と記載する決まりです。

【総勘定元帳:売掛金】

日付 借方勘定科目 仕丁 借方金額 日付 貸方勘定科目 仕丁 貸方金額
6 20 諸口 10 30,000
 

諸口の詳細が知りたいときは、仕訳帳で確認をしましょう。

総勘定元帳と青色申告の関係

総勘定元帳の作成方法を知ることで、青色申告の特別控除を受ける書類の作成がスムーズになります。また、青色申告の特別控除は節税対策につながるため、ぜひ総勘定元帳についての知識を身につけておくことをおすすめします。不動産所得または事業所得を生む事業の個人事業主である場合は手続きをすると、青色申告特別控除が受けられます。青色申告特別控除が適用になると、所得金額から10万円または最大65万円が控除されます。制度を利用するには、青色申告承認申請書をその年の確定申告期限までに所轄の税務署に提出しなければいけません。ただし、新規開業したときのみ開業後2か月以内に提出しなければなりません。

10万円控除の場合

10万円の控除を受けるには、複式簿記より簡単な簡易簿記を提出します。簡易簿記とは、現金出納帳や売掛金元帳などを記載すると、損益計算書が作成できる方法です。提出する帳簿は以下の5つです。

  • 現金出納帳
  • 売掛帳
  • 買掛帳
  • 固定資産台帳
  • 経費帳

65万円控除の場合

現在、65万円の控除と法改正により令和2年度分の確定申告より「基本は55万円の控除」となりました。基本の55万円控除を受けるには、青色申告決算書(貸借対照表と損益計算書を添付したもの)の提出が必須です。さらに、65万円の控除を受けるには、確定申告をe-TAX(電子申告)で申告または電子帳簿保存が必要な点に注意しましょう。紙書類の申告では、控除額は最大55万円です。

総勘定元帳まとめ

総勘定元帳の作成と保管は法律で定められています。総勘定元帳を作成する目的は、お金の流れを知ることや経営課題の分析に活用することなどです。また、青色申告をすると青色申告特別控除を受けられます。総勘定元帳の正しい作成方法を理解し、保管期間を守り、正しく作りましょう。ITを活用する場合にエクセルなどで入力できるテンプレートを使う方法もありますが、会計ソフトであれば自動的に作成できるため、さらに効率化できます。無料で使えるツールもありますので、ぜひ探してみてください。


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