領収書の書き方とは?内訳や¥などのルールについても解説

2023.11.24

領収書の書き方

領収書を発行する際、日付や宛名を省略しないことが書き方のポイントです。また、書き間違えても二重線や訂正印で対応しないようにしましょう。

本記事では、領収書発行の流れや書き方、作成ルールについて詳しく解説します。

目次

領収書とは

領収書(領収証・受取証・レシート)とは、商品やサービスに対して金銭の授受があったことを証明する書類です。商品を購入したりサービスを利用したりした側が代金を払ったこと、そして商品やサービスを提供した側が代金を受け取ったことを示します。

スーパーやコンビニ、飲食店など領収書が発行される場面はさまざまです。ここから、領収書と領収証の違いや目的、受取側の領収書保管義務について詳しく解説します。

領収書と領収証の違い

領収書も領収証も、商品を購入・サービスを利用した側が、提供した側に対して金銭を支払ったことを証明する書類のため、基本的に違いはありません。ただし、場面によって領収書と領収証が使い分けられることがあります。

たとえば、国税庁が主に使用しているのは、「領収証」ではなく「領収書」です。国税庁のホームページでは、金銭または有価証券の受取書や領収書が、「印紙税額一覧表の第17号文書「金銭または有価証券の受取書」に該当し、印紙税が課税される」と明記しています。

また、国税庁の同ページにて受取書・領収証・レシート・預り書も条件を満たす場合は「金銭または有価証券の受取書」に該当するとの説明もあります。そのため、大きな分類として「領収書」があり、その中のひとつが「領収証」と理解しておくとよいでしょう。本記事でも、「領収証」を含む表現として、主に「領収書」を使って解説していきます。

なお、「領収書」として様式を販売する会社もあれば、「領収証」として販売している会社もあります。

参考:国税庁「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」

領収書を発行する目的

税務申告する際や、税務調査を受ける際に、証憑書類になることが領収書を発行する目的(理由)です。税務調査とは、国税庁が管轄する税務署などが、納税者が正しく税務申告していることを確認する調査を指します。

代金を支払った側にとっては、領収書の金額が経費などの数字の根拠です。一方、代金を受け取った側も、領収書が売上金の根拠になるでしょう。

また、二重請求や過払いを防ぐことも領収書を発行する目的のひとつです。商品の購入者・サービスの利用者は、領収書を保管することにより、万が一再度支払いを請求されてもすでに支払っていることを証明できます。

さらに、領収書は会社の内部不正防止にも役立つでしょう。領収書がなければ、従業員が実際は利用していない料金や、本来の経費より高額を経理に請求する可能性があります。領収書が発行されることで、正しい用途に適切な金額を払っていることを確認できます。

なお、事業者は商品購入者やサービス利用者から領収書を請求された場合、原則として発行しなければなりません。なぜなら、民法第486条で「弁済をする者は、弁済と引換えに、弁済を受領する者に対して受取証書の交付を請求することができる」と定められているためです。

参考:e-Gov「民法 第四百八十六条」

受取側の領収書保管義務

税法上、受け取った領収書を一定期間保管しておかなければなりません。定められた期限を守らない場合、経費計上した金額が認められない可能性があるため注意が必要です。

保管期間は、個人事業主と法人で異なります。それぞれ確認していきましょう。

個人事業主の場合

個人事業主の場合でも、白色申告か青色申告かによってさらに期間が異なります。記帳方法や受けられる優遇の有無などが白色申告と青色申告の違いです。

個人事業主で白色申告する場合、領収書も請求書も保管期間は5年と定められています。ただし、収入金額や必要経費を記載した帳簿の保管期間は7年です。保管期間を混同しそうな場合は、一律7年で保管しておいた方がよいでしょう。

一方、個人事業主で青色申告する場合、領収書の保管期間は7年です(請求書は5年)。青色申告の場合、領収書と請求書の保管期間が異なる点に注意しましょう。

なお、前々年分の事業所得や不動産所得の金額が300万円以下の青色申告者の場合、領収書の保管期間は5年です。

参考:国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」

法人の場合

法人の場合、対象事業年度における確定申告書の提出期限日翌日から7年間保管しなければなりません。また、青色申告書を提出した事業年度で欠損金額が生じた事業年度や、青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度では、10年間の保管が必要です。

貸借対照表・損益計算書や、注文書なども同期間保管しなければなりません。

参考:国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

領収書に記載する項目

領収書に記載する主な項目や具体例は、以下のとおりです。

領収書への記載項目 具体例
タイトル 領収書・領収証など
取引日・領収日 2023年10月1日
通し番号(整理番号) 00000-001
領収書を受け取る人(金銭を支払った人)の氏名・名称 株式会社 〇〇 御中
領収金額 ¥ 50,000-
取引内容・但し書き 但 飲食代として上記正に領収いたしました
書類作成・発行者(金銭を受け取った人)の氏名・名称など □□株式会社
〒000-0000
△△県〇〇市□□町××1条1丁目1-1
(収入印紙貼付) (200円印紙を貼り付ける)

通し番号とは、領収書を発行する際に振られる、前後で連続した番号のことです。記入は必須ではありませんが、あった方が税務調査が実施された際に、自社の透明性をアピールしやすいでしょう。

収入印紙とは、対象の取引に伴って作成した書類に対して課せられる税金を支払うための証票です。万が一、領収書に収入印紙を貼り忘れると、本来の印紙税に加えて過怠税を納めなければなりません。

過怠税の額は、印紙税額の2倍に相当するため、合計して3倍の印紙税納付が必要になります。領収書発行時に収入印紙の貼付漏れがないように、あらかじめ収入印紙を購入しておきましょう。

収入印紙は、郵便局で購入できます。また、200円の収入印紙に限り、コンビニエンスストアで購入できるケースもあるでしょう。

なお、作成時の細かい書き方やルールについては、後ほど詳しく解説します。

参考:国税庁「印紙を貼り付けなかった場合の過怠税」

領収書発行の流れ

領収書を発行する際の流れは、以下のとおりです。

  1. 領収書を作成し収入印紙を貼付
  2. 取引先に領収書を交付
  3. 領収書の控えを保管

それぞれ具体的な内容を説明します。

1. 領収書を作成し収入印紙を貼付

取引後に、販売額・利用額分の入金を確認できたら、領収書を作成します。必要事項を記入してから、金額に応じた収入印紙を貼りましょう。

また、収入印紙の貼付時に割印(消印)を押すことがポイントです。割印とは、収入印紙の再利用を防ぐため、複数の書類にまたがるように押印することを指します。

収入印紙と領収書両方にまたがってさえいれば、割印を押す位置は上下左右いずれでも構いません。印鑑がない場合、割印の代わりにサインでも対応可能です。ただし、あとで消せる筆記具の場合、効力が認められないため注意しましょう。

2. 取引先に領収書を交付

領収書の作成を終えたら、取引先に交付しましょう。直接取引先に渡すだけでなく、郵送するケースもあります。

領収書を郵送する場合、封筒・封筒に押すスタンプ(「領収書在中」)・切手を用意しましょう。スタンプがない場合、封筒に手書きで「領収書在中」と記載しても構いません。

また、封筒には領収書を入れるだけでなく、送付状を同封することが大切です。送付状には、宛先名・送付日・取引のお礼・同封した書類の枚数・領収書の内訳などを記載します。

3. 領収書の控えを保管

取引先に領収書を交付する際、自社の領収書控えも保管しましょう。税務調査で説明する際や、取引先から再発行依頼を受けた際に対応できるように、最低でも1通は控えが必要です。

複写式の領収書を使用すれば、正本に記入すると同時に控えを作成できます。ただし、複写式を使用する際は、次の伝票にまで複写されないように、必ず下敷きを敷きましょう。また、相手には下の紙(正本)、自社の控えは上の紙を使用することも重要です。

領収書の書き方・作成ルール

領収書の書き方や作成ルールとして、以下の5つが挙げられます。

  1. 日付を必ず記載する
  2. 宛名は省略しない
  3. 金額の前後に「¥」や「也」などをつける
  4. 但し書きに取引内容を記載する
  5. 発行者の住所や会社名などを省略せず書く

それぞれ確認していきましょう。

1. 日付を必ず記載する

領収書の「発行日」と記載された箇所の横に、必ず代金を領収した時点の日付を記載するようにしましょう。なぜなら、日付の記載が漏れていると、どの年度で計上すべきかの判断が困難になるからです。

日付の書き方は、和暦・西暦どちらでも構いません。たとえば、2023年10月1日付けで発行する場合、以下の書き方があります。

  • 2023年10月1日
  • 2023/10/1
  • 令和5年10月1日

和暦・西暦いずれで記載するにしても、年を間違えないようにしましょう。混同を避けるため、どちらかに統一する、カレンダーで間違いないか確認するなどの対策が必要です。

なお、その場で代金を受け取らず、後日振込で受け付けた場合は、基本的に振込日を発行日としなければなりません。

2. 宛名は省略しない

宛名は(株)のように省略せず、正しい法人名称で記載するようにしましょう。主な漢字略語と正式名称は、以下のとおりです。

漢字略語 法人名称
(株) 株式会社
(有) 有限会社
(名) 合名会社
(資) 合資会社
(同) 合同会社
(医) 医療法人・医療法人社団・医療法人財団・社会医療法人
(財) 財団法人
(一財) 一般財団法人
(公財) 公益財団法人
(社) 社団法人
(一社) 一般社団法人
(公社) 公益社団法人
(宗) 宗教法人
(学) 学校法人
(独) 独立行政法人

「株式会社 〇〇」か「〇〇株式会社」なのかについても、注意が必要です。法人名称が前にくるか、後に来るかによって異なる会社として認識されます。

また、極力宛名に「上様」とは記載しないようにしましょう。「上様」とは不特定多数に使える言葉として、商慣習で用いられてきた言葉です。

消費税法上、宛名(受取人名)なしの領収書は一部の業種を除き、認められません。以下の業種に限り、受取人名がなくても対応できると一般的に解釈されています。

  • 小売業
  • バス、鉄道、航空会社などの旅客運送業
  • 旅行に関する事業
  • 飲食業
  • 駐車場業

なお、法律上で認められていても、会社の規程や経理担当者に認められない可能性があります。領収書を受け取る側は、「上様」ではなく自社の正式名称で発行してもらいましょう。

3. 金額の前後に「¥」や「也」などをつける

領収書に記載する金額の前に、「¥(円マーク)」や「金」、後ろに「※(こめじるし)」「-(ハイフン)」「也」などを必ずつけましょう。金額の改ざんを防ぐことが、前後に加える理由です。

たとえば、領収書に「6,000円」とだけ記載していると、領収書を受け取った人が金額の前余白に1を加えるだけで、「16,000円」にできてしまいます。その点「金6,000円也」としておけば、「金」と「6」の間に数字を加えると不自然に見えるため、不正の抑止力となるでしょう。

同じく改ざんを防ぐ目的で、数字の間に「,(カンマ)」を加えることも大切です。「,」を加えれば、受け取った相手も数字を読みやすくなります。「,」は、3ケタごとに区切ることがルールです。

金額を記載する際のルールを以下にまとめました。

  • 数字は3ケタごとに「,」で区切る
  • 金額の前に「¥」や「金」をつける
  • 金額の後ろに「※」や「-」、「也」をつける

領収書の金額が12万3千円の場合、上記ルールを適用して「¥123,000-」「金123,000円也」のように記載します。

そのほか、金額の不正を防止するため、はっきりと読める丁寧な字で記載する、数字の間隔をあけないなどの工夫も必要です。

4. 但し書きに取引内容を記載する

領収書の但し書きには、取引内容を明確に記載しましょう。

「(お)品代」とするケースもありますが、「上様」と同様に不特定多数に当てはまる言葉のため望ましくありません。極力、商品やサービスの内容を記載してください。

但し書きに記載する内容の主な例は、以下のとおりです。

  • 但、お食事代として
  • 但、文房具代として
  • 但、消耗品費として
  • 但、セミナー参加代として
  • 但、手土産代として

一般的に、取引内容の後ろに「として」をつけます。

5. 発行者の住所や会社名などを省略せず書く

発行者名も、省略せずに記載しましょう。会社名だけでなく、店舗名・住所・電話番号なども記載することが一般的です。

毎回記載する内容は同じ、かつ記載する分量が多いため、発行者情報の部分に会社情報を記載したスタンプを押しておくとよいでしょう。発行者の住所や会社名などを書く手間を省くだけでも、大幅な時間短縮につながります。

領収書の発行にあたって気をつけること

領収書発行にあたって、気をつけることは以下のとおりです。

  • 収入印紙の貼付が不要なこともある
  • 再発行時はその旨を記載する
  • 書き間違えても二重線や訂正印で対応しない
  • レシートと一緒に発行しない

それぞれ解説します。

収入印紙の貼付が不要なこともある

領収書に貼る収入印紙は、記載する金額次第で貼付が不要です。領収書を作成するたびに、収入印紙を貼付しないよう注意しましょう。

売上金額と印紙税額の対照表は、以下のとおりです。

領収書に記載する金額 貼付する印紙税額
5万円未満のもの 非課税
5万円以上100万円以下 200円
100万円を超え200万円以下 400円
200万円を超え300万円以下 600円
300万円を超え500万円以下 1,000円
500万円を超え1,000万円以下 2,000円

たとえば、領収書に記載する金額が3万円であれば、原則として収入印紙を貼る必要はありません。

また、クレジットカード決済の場合、金額に関係なく収入印紙の貼付が不要です。ただし、領収書に「クレジットカード利用」の旨を明記していなければ、収入印紙の貼付が必要な文書とみなされるため、注意しましょう。

参考:国税庁「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」
参考:国税庁「クレジット販売の場合の領収書」

再発行時はその旨を記載する

取引先が領収書を紛失したなどの理由で再発行する際は、その旨(「(再)」「(再発行)など」)を必ず記載しましょう。なぜなら、同じように領収書を発行すると二重計上につながる可能性があるためです。

なお、再発行は必ずしなければならないわけではありません。売上の架空計上を防ぐため領収書を再発行しない方針をとるケースもあります。ただしその場合は、取引先とのトラブルを未然に防ぐため、あらかじめ領収書自体に再発行しない旨を記載しておいた方がよいでしょう。

書き間違えても二重線や訂正印で対応しない

訂正自体は可能ですが、取引先に失礼な印象を与える可能性があるため、領収書発行時に書き間違えても極力二重線や訂正印では対応しないようにしましょう。また、修正テープや修正液を使用すると、税務署に正式な領収書と認められない可能性があります。

万が一、書き間違えた場合は、間違えた領収書の正本に大きく「×」をつけて、新たな領収書に記載するとよいでしょう。書き損じた領収書は、一定期間保管しておきます。

レシートと一緒に発行しない

取引の都度レシートを発行している場合は、領収書と一緒に発行しないように注意しましょう。取引先から領収書の発行を求められたら、発行した同取引のレシートは一般的に回収します。

そもそも、レシートは領収日付や金額、発行者の表記があれば「領収書」として認められる書類です。そのため、万が一同時発行すると、領収書を受け取った人が経費を二重に精算できてしまいます。

インボイス制度開始後領収書の書き方ポイント

インボイス制度開始(2023年10月1日)以降、領収書の書き方も変わりました。インボイス制度開始以降の書き方の主なポイントは、以下のとおりです。

  • 消費税ごとに内訳を正しく記載する
  • 登録番号を記載する

インボイス制度とは、課税事業者の取引相手から求められたときに、売り手がインボイス(適格請求書)を発行しなければならない制度です。また、買い手も仕入税額控除を適用するために、原則として登録事業者から交付を受けたインボイスを保存しなければなりません。

ここから、インボイス発行事業者の書き方のポイントを詳しく解説します。

参考)インボイス制度とは?事業者が対応すべきことをわかりやすく解説

参考)仕入税額控除とは?仕組みや計算式について解説

消費税ごとに内訳を正しく記載する

領収書を発行する際に、税率(消費税8%・消費税10%)ごとに区分し、それぞれ消費税額合計を正しく記載しなければなりません。たとえば、10万円の領収金額のうち消費税8%対象が30,000円、10%対象が70,000円の場合、以下のように記載します。

合計100,000円 消費税10,000円
8%対象 30,000円 消費税3,000円
10%対象 70,000円 消費税7,000円

ただし、領収書以外に請求書を発行しており、消費税ごとの内訳もある場合は記載不要です。

参考:国税庁「適格請求書等保存方式の概要」

登録番号を記載する

領収書発行時に、登録番号の記載も必要です。会社名や住所などを記載する欄の下部に、「登録番号:T〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇」と記載しましょう。

登録番号とは、税務署長から登録を受けた適格請求書発行事業者(インボイス事業者)に通知される番号(「T」と13ケタの数字で構成)のことです。登録番号を取得するためには、あらかじめ所轄の税務署長に「適格請求書発行事業者の登録申請書」を提出しておかなければなりません。

登録番号は国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」内で確認可能です。取得した登録番号や、取引先から受け取った領収書の登録番号を入力して確認してみましょう。

参考:国税庁「適格請求書発行事業者公表サイト 登録番号とは」
参考:国税庁「登録番号を検索する」

領収書にまつわる疑問を解消

領収書に関して、よくある疑問が以下の点です。

  • 個人事業主の領収書の書き方は?
  • 領収書に印鑑は必要?
  • 領収書は必ず手書き?

それぞれの疑問に回答していきます。

個人事業主の領収書の書き方は?

個人事業主が領収書を発行する際も、基本的に書き方は法人の場合と同じです。

また、住所の記載は必須ではありません。そのため、仕事場を兼ねている自宅を教えることに抵抗がある場合は住所の記載を省略できます。ただし、信頼度を高めたり、取引先と連絡を取りやすくしたりするためには、極力領収書に住所や連絡先を記載した方がよいでしょう。

領収書に印鑑は必要?

領収書作成時に、印鑑の押印は必要ではありません。法律で定められているわけではないため、印鑑なしで発行しても領収書は有効です。

しかし、印鑑を押しておいた方が、取引先によい印象を与えられるでしょう。印鑑を押すことにより、領収書の偽造や改ざんも防止できます。

また、印鑑を用意しておいた方が、収入印紙貼付時に便利です。印鑑なしの場合、貼付の都度収入印紙と領収書の間にサインしなければなりません。

領収書は必ず手書き?

領収書としての要件を満たしていれば、手書きでもPCで作成した書類でも構いません。

発行する枚数が多い場合、PCで作成した方が事務負担を軽減できるでしょう。あらかじめPCでフォーマットを作っておけば、発行者名称・住所のように決まった文言を記載する手間を省けます。

なお、2021年9月1日の「デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律」施行に伴い、民法第486条第2項が新設されました。今後、代金を支払った側は領収書(書面)交付の代わりに、電子データによる受取証書の提供を請求できます。ただし、「不相当な負担となる場合」であれば、発行側は電子的な受取証書の提供義務を負いません。

参考:法務省「電子的な受取証書(新設された民法第486条第2項関係)についてのQ&A」

領収書の書き方まとめ

領収書とは、商品やサービスに対して金銭の授受があったことを証明する書類です。領収書は、税務申告や税務調査の際に証憑書類になります。

日付を必ず記載することや、金額の前後に「¥」や「也」などをつけることなどが領収書の書き方のポイントです。また、領収金額に対応する収入印紙を必ず貼付しなければなりません。

さらに、インボイス事業者の場合は、今後消費税ごとに内訳を正しく記載することや、登録番号を記載することも意識しましょう。

参考)税務調査とは何なのか?もしもに備えて必ず知っておきたいこと

この記事の監修者

牛崎 遼 株式会社フリーウェイジャパン 取締役

2007年に同社に入社。財務・経理部門からスタートし、経営企画室、新規事業開発などを担当。2017年より、会計などに関する幅広い情報を発信する「会計ブログ」の運営責任者を継続している。これまでに自身で執筆または監修した記事は300本以上。

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