ひとり5,000円以下でも会議費にならない?

会議費

会議費とは、業務に関連する打ち合わせなどにあたり発生する費用のことです。従業員同士や取引先、社内外は問いません。会議費は、損益計算書勘定科目です。※2018年3月12日に更新

会議費と交際費の違いは?

会議費と混同しやすいものに、交際費があります。特に飲食代については、どちらの勘定科目に仕訳するのが正しいのか、判断が難しいケースがあるかもしれません。しかし、交際費は一定要件を満たさない限り、原則的に経費としては認められないため、勘定科目を明確に区分する必要があります。

5,000円以下の飲食代は会議費として処理する

ここで一つの基準になるのが、「5,000円以下の飲食代」です。取引先との飲食代は、金額が1人あたり5,000円以下の場合は税務上「交際費等」とはみなされず、会議費として処理することになっています。ただし、1人あたり5,000円以下の飲食代を会議費とするためには、次に挙げる5つの点を明らかにしなければなりません。

  • 飲食が行われた年月日
  • 飲食にかかった金額、利用した飲食店の名称と住所
  • 取引先の名称と自社との関係
  • 全体の参加人数
  • その他、参考になる項目

1人あたり5,000円以内に収まっているかどうかは、上記の情報をもとに判断されます。極端な例ですが、1人だけが大量に飲食をし、他の人がほとんど料理や飲み物を注文しなかったとしても、飲食代の総額を参加人数で割った金額が5,000円以下であれば、要件を満たしていると言えます。

5,000円は税抜?税込?

1人あたり5,000円は、消費税抜きの金額なのでしょうか。それとも、消費税込みなのでしょうか。その判断は、会社の経理方式によって異なります。税抜経理であれば税抜5,000円(税込5,400円)になり、税込経理なら税抜4,629円※(税込5,000円)です。この点だけで考えると、税抜経理の方がお得ですね。※5,000÷1.08(1円未満を切り捨て)

社内の飲み会は会議費ではない

社内の従業員だけで開催される飲み会において、1人5,000円以下の飲食代が発生しても会議費にはなりません。この場合は金額に関わらず、交際費や福利厚生費として処理します。

会議費の例

  • 貸し会議室やホールなどの会場利用料
  • 会議で使用するプロジェクターのレンタル代
  • 会議中に提供する弁当やコーヒーなどの飲食代
  • 会議資料を作成するのにかかる費用
  • 取引先との商談にかかる費用
  • 遠方で会議を行う際の宿泊費

このように、業務上必要とされる会議や打ち合わせにかかる費用は、会議費として処理します。飲食代に金額に規定はありませんが、社会通念上、1人あたり3,000円程度と考えるのが妥当でしょう。

会議や打ち合わせの場所の条件は?

会議や打ち合わせ場所について、望ましいのは社内の会議室や貸し会議室、ホールなどです。喫茶店やレストランなどで行われた場合の飲食代も会議費の対象になりえます。ただし、お酒の提供が前提となる場所(特にバーやクラブ)での飲食代は、業務上の打ち合わせの場所として適切ではないことから、会議費として認められない可能性があります。

まとめ

  • 会議費とは業務上、必要な打ち合わせを行う際にかかる費用のことである。
  • 社外との飲食代は1人5,000円以下であれば会議費として処理できる。
  • 社内の飲み会で発生した飲食代は1人5,000円以下でも会議費にはならない。

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