導入するときの注意点~準備が大事~

会計ソフトは便利なツールです。しかし、導入に失敗しては宝の持ち腐れになってしまいます。そこで今回は、実際に会計ソフトを導入する直前、利用し始めた直後の注意点について紹介します。※2017年11月21日に更新

基礎資料の準備と整理をしておく

会計ソフトに入力するには、元になる基礎資料が必要です。たとえば、領収書・請求書・通帳のコピーなど。その内容を見ながら、会計ソフトに入力していくことになります。 皆さんは、そういった資料をすぐ取り出せるようにしていますか?大切なのは、会計ソフトに入力するときに、すぐに書類が見つかることです。月ごと、資料の種類ごとなど。何かしらの基準で整理している方もいれば、まとめてゴソッと袋に入れている方もいると思いますが(笑)。

初期設定で勘定科目を整理する

会計ソフトの正しい使い方は、業務の高速化と正確性の向上を図ることです。そのためには、勘定科目を整理する必要があります。 ※参考:勘定科目とは?

会計ソフトの初期設定では膨大な数の勘定科目が設定されていますが、すべての科目を使うことは無いと言ってよいでしょう。特に設立から数年との新しい会社であれば、30~40個ほどで足りることがほとんどです。それなのに、入力のたびに勘定科目の中から目当てのものを探していたら、効率が下がります。

会計ソフトには、勘定科目を設定する勘定科目マスタという機能があります。それを使って、よく使う科目だけが入力時に表示されるようにしましょう。不要な科目を削除したい、と思う方もいるかもしれませんが、使う可能性が0%の科目も存在しません。要らない科目を消すのではなく、必要な科目を入力しやすくするようにしてください。

すぐにバックアップを取れるように準備をしておく

パソコンや携帯電話が壊れて、大切なデータが消えてしまった…。皆さん、一度はそういった経験があるのではないでしょうか。会計ソフトもパソコンで使うため、データが消えてしまったら大変です。「自分のパソコンは大丈夫」と思うかもしれませんが、データを保存するハードディスクには寿命(だいたい5年ほど)があります。では、5年間は絶対に安心なのかと言えば、そうではありません。いつ壊れるかは分かりませんので、データのバックアップを必ず取りましょう。会計ソフトに限った話ではありませんが。

バックアップをとる手段は、大きく分けて2つ。「外部のメディア」と「オンラインストレージ」です。メディアとは記憶媒体のこと。該当するのは、USBメモリ、CDやDVD、MO(光学ディスク)などです。オンラインストレージとは、インターネット上にデータを保存できるサービス。代表的なのは、Googleドライブ、Dropboxなどです。オンラインストレージについては、パソコン内の特定のフォルダに入れたファイルを、自動的にバックアップをとれるサービスもあります。

外部メディア、オンラインストレージのどちらを選ぶのか、併用するのかは、皆さん次第です。メディアであれば金額と耐久性のバランスが、オンラインストレージであれば無料で使える条件などを考慮して、決めてみてください。

※参考

会計ソフトの導入でも、やっぱり準備が大事です

せっかく選んだ会計ソフト。業務効率化に、しっかり役立てたいものですね。そのために必要な「準備」を、今回はご紹介しました。「面倒だな…」と思った方もいそうですが、ここが大事なんです。基礎資料が見つからなければ、会計ソフトをすぐに使えず、「もういいや」と諦めてしまう。勘定科目を設定しなければ、効率が下がってしまう。バックアップを取らなかったら、パソコンが壊れたときに大切なデータが消えてしまう。どれも、経験したくないことです。

永久無料で使える会計ソフト「フリーウェイ経理Lite」なら、データ入力時に「よく使う」勘定科目だけを表示できます。また、データの容量が小さいため、バックアップにかかる時間も、わずかです。ただ、基礎資料を皆さんに代わって保存はできませんので、そこだけは頑張ってください…。

会計ソフトの選び方で迷ったら、永久無料の会計ソフト「フリーウェイ経理Lite」がオススメです。

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